Kvalitetna projektna ideja, ambiciozan investicijski plan i mjeseci pripreme dokumentacije. Ipak, projekt nije ostvario financiranje. Gdje je nastao problem?
Prijava na EU natječaj mnogo je više od ispunjavanja obrazaca i planiranja prihvatljivih troškova. Svaka projektna prijava prolazi niz provjera kojima se utvrđuje njezina usklađenost s ciljevima natječaja, pravilima financiranja, organizacijskim i financijskim kapacitetima prijavitelja te stvarnim mogućnostima provedbe.
Pritom i kvalitetna projektna ideja može biti odbijena prije nego što uopće dođe do ocjenjivanja njezine kvalitete.
Iz perspektive EU projektnog savjetovanja, posebno je važno razumjeti da uspješnost prijave ne ovisi samo o tome koliko je projekt dobro napisan, nego i o tome koliko je dobro osmišljen, strukturiran i usklađen s pravilima financiranja.
Izdvajamo šest važnih rizika koje bi svaki poduzetnik trebao razmotriti prije prijave na EU natječaj.
1. Isti projekt, drugi natječaj. Može li to baš tako?
Zamislimo poduzeće koje je pripremilo projekt razvoja novog proizvoda za natječaj usmjeren na istraživanje i razvoj, poput IRI S3, ali nije ostvarilo financiranje. Ubrzo se otvara novi natječaj, primjerice za inovacije procesa. Poduzeće zaključuje da bi postojeću prijavu, uz nekoliko izmjena opisa aktivnosti i proračuna, moglo prilagoditi novom pozivu.
Naizgled racionalno. Ipak, postoji ključna razlika.
Razvoj novog proizvoda nije automatski i inovacija poslovnog procesa.
Iako projekti mogu uključivati slične tehnologije, zaposlenike ili opremu, njihovi ciljevi i prihvatljive aktivnosti bitno se razlikuju. Isto vrijedi i za druge vrste ulaganja. Primjerice, modernizacija proizvodnih kapaciteta, digitalizacija poslovanja i razvoj inovativnog tehnološkog rješenja mogu uključivati slične troškove, ali ne moraju odgovarati istom instrumentu financiranja. To ne znači da se jedna poslovna ideja ne može nadograđivati kroz više projekata. Može, ali svaki projekt mora imati vlastitu svrhu, jasno definirane aktivnosti i odgovarajuće troškove.
Promjena naziva aktivnosti i prilagodba terminologije natječaju neće promijeniti stvarnu prirodu projekta.
Zato je prije svake prijave ključno razumjeti odgovara li projekt doista ciljevima odabranog izvora financiranja ili se postojeće ulaganje pokušava prilagoditi natječaju samo zato što su sredstva dostupna.
2. Nova prijava ne promatra se nužno odvojeno od postojećih projekata
Poduzeća koja aktivno koriste EU sredstva nerijetko istodobno provode više projekata. Iako je takav pristup pozitivan, on donosi dodatne obveze i potencijalne rizike.
Zamislimo poduzeće koje već provodi EU projekt na kojem je određeni zaposlenik angažiran sa 100 % radnog vremena. U novoj prijavi isto poduzeće planira njegov dodatni angažman od 50 %, i to tijekom istog razdoblja. Iako aktivnosti na oba projekta pojedinačno mogu biti opravdane, takav zajednički kadrovski plan nije realan bez odgovarajuće prilagodbe angažmana. Slična pitanja pojavljuju se i kod opreme. Primjerice, poduzeće je već nabavilo određenu opremu uz potporu EU sredstava, a u novoj prijavi ponovno planira financiranje iste nabave ili uključivanje njezine amortizacije. Ovdje je važno razlikovati dopušteno korištenje postojeće opreme na novom projektu od nedopuštenog dvostrukog financiranja istog troška.
Evaluacija može uključivati provjeru prethodnih i aktualnih projekata poduzeća, angažmana zaposlenika, izvora financiranja i povezanosti projektnih aktivnosti.
Zato priprema nove prijave ne bi trebala započeti samo analizom novog natječaja, nego i pregledom postojećih projektnih obveza, raspoloživih kapaciteta i prethodno korištenih izvora financiranja.
3. Nije svaki planirani trošak automatski i prihvatljiv trošak
Jedna od važnijih pogrešaka u pripremi projekata jest polaziti od pitanja: „Koje troškove možemo financirati?”
Smatramo da bi redoslijed trebao biti obrnut.
Najprije treba utvrditi što projekt želi postići, kojim će se aktivnostima to ostvariti i odgovaraju li te aktivnosti svrsi natječaja. Tek nakon toga slijedi planiranje troškova. Primjerice, poduzeće planira nabavu nove automatizirane proizvodne linije koja će povećati kapacitete, smanjiti potrebu za ručnim radom i povećati produktivnost. Nedvojbeno je riječ o korisnom poslovnom ulaganju. No predstavlja li ono automatski prihvatljivu investiciju u okviru određenog EU natječaja?
Ne nužno. Ovisno o pozivu, potrebno je dokazati doprinos ulaganja propisanim ciljevima, njegovu opravdanost, prihvatljivost pojedinih troškova i očekivane rezultate. Posebnu pozornost zahtijevaju i pravila državnih potpora. Primjerice, određeni razvojni i inovacijski projekti mogu uključivati različite pravne osnove financiranja, pri čemu svaka podrazumijeva posebne uvjete i kategorije prihvatljivih troškova.
Trošak nije prihvatljiv samo zato što je naveden u proračunu ili zato što ga poduzeće stvarno treba. Mora biti povezan s prihvatljivim projektnim aktivnostima i usklađen s pravilima konkretnog natječaja.
4. Konzorcij nije samo ispunjavanje uvjeta o broju partnera
Kod natječaja koji zahtijevaju partnerstvo ili konzorcijsku strukturu, odabir partnera može biti jedan od najzahtjevnijih elemenata pripreme projekta.
Zamislimo projekt u kojem sudjeluju tri poduzeća. Prijavitelj provodi većinu ključnih aktivnosti, dok su ostala dva partnera uključena kroz općenite aktivnosti testiranja, savjetovanja ili tehničke podrške. Ako nije jasno zašto su pojedini partneri nužni, kakav je njihov konkretan doprinos i kako su njihovi troškovi povezani s rezultatima, opravdanost partnerstva može biti dovedena u pitanje.
Dodatnu složenost predstavljaju vlasnička, upravljačka i poslovna povezanost poduzeća. Takva povezanost nije automatski razlog za odbijanje, ali može utjecati na prihvatljivost konzorcija, određivanje veličine poduzeća i primjenu pravila državnih potpora, ovisno o uvjetima poziva.
Svaki partner mora imati stvarnu projektnu ulogu, odgovarajuće kapacitete i jasno opravdan udio u projektnom proračunu.
Partnerstvo bi trebalo proizlaziti iz stvarnih potreba projekta, a ne samo iz nastojanja da se zadovolje formalni uvjeti natječaja.
5. Maksimalno trajanje i proračun ne znače i realan projekt
Neovisno o tome radi li se o razvoju novog proizvoda, modernizaciji proizvodnje, digitalizaciji ili drugoj vrsti ulaganja, svaki projekt mora imati uvjerljiv plan provedbe. Primjerice, poduzeće planira projekt u trajanju od 36 mjeseci i kontinuirani angažman pet zaposlenika tijekom cijelog razdoblja.
Je li takav plan opravdan? Može biti, ali samo ako stvarni opseg aktivnosti zahtijeva takav angažman. Ako su ključne aktivnosti koncentrirane u prvoj godini, a kasnije se planiraju uglavnom testiranje, implementacija ili završna validacija, potrebno je objasniti zašto se jednak intenzitet angažmana zadržava tijekom sve tri godine. Isto vrijedi za nabavu opreme, vanjske usluge, savjetovanje i ostale projektne troškove.
Dobar projektni proračun nije onaj koji maksimalno iskorištava dopuštene iznose, nego onaj u kojem svaki trošak ima jasno tehničko i poslovno opravdanje.
Projektne aktivnosti, vremenski raspored, ljudski resursi i financijski plan moraju činiti logičnu i međusobno usklađenu cjelinu.
6. Financijska konstrukcija mora biti stvarna, a ne samo matematički točna
Pretpostavimo da poduzeće planira projekt vrijedan 1,2 milijuna eura, pri čemu očekuje 600.000 eura bespovratnih sredstava.
Preostalih 600.000 eura planira osigurati iz budućih prihoda poslovanja. No jesu li očekivani prihodi istovremeno i dokaz raspoloživih sredstava?
Ne automatski.
Financijska konstrukcija mora biti vjerodostojna i, kada uvjeti natječaja to zahtijevaju, potkrijepljena odgovarajućim dokazima. Osim vlastitog sufinanciranja, potrebno je razmotriti i likvidnost tijekom provedbe projekta. Naime, bespovratna sredstva često se isplaćuju prema određenoj dinamici, dok poduzeće mora pravodobno podmirivati obveze prema zaposlenicima, dobavljačima i ostalim sudionicima projekta. Projekt može biti financijski isplativ nakon završetka provedbe, a istodobno predstavljati ozbiljan likvidnosni izazov tijekom provedbe.
Zato realna financijska konstrukcija nije samo pitanje zbrojeva u proračunu, nego i sposobnosti poduzeća da planirano ulaganje doista realizira.
EU financiranje počinje dobrom strategijom, a ne otvorenim natječajem.
U pripremi EU projekata postoji jedno pitanje koje smatramo posebno važnim: odgovara li projekt stvarnoj svrsi natječaja ili pokušavamo postojeće ulaganje prilagoditi raspoloživom izvoru financiranja?
Činjenica da je natječaj otvoren i da poduzeće zadovoljava osnovne uvjete prihvatljivosti još ne znači da je projekt spreman za uspješnu prijavu. Potrebno je razumjeti njegovu poslovnu i razvojnu logiku, procijeniti rizike, provjeriti raspoložive resurse i osigurati realnu financijsku konstrukciju. Ponekad će rezultat takve analize biti odluka da se projekt prijavi. Ponekad će biti potrebno redefinirati određene aktivnosti ili odabrati drugi izvor financiranja.
A ponekad je najodgovorniji stručni savjet upravo – ne prijavljivati projekt u postojećem obliku.
Jer cilj nije samo predati projektnu prijavu. Cilj je razviti kvalitetan, prihvatljiv i provediv projekt koji poduzeću donosi stvarnu razvojnu vrijednost.
Planirate novi EU projekt?
U Tiko Pro pružamo stručnu podršku u razvoju projektnih ideja, odabiru odgovarajućih izvora financiranja i pripremi kompleksnih EU projekata.
Ako planirate novo ulaganje, razvoj proizvoda, modernizaciju poslovanja ili neki drugi razvojni projekt, obratite nam se kako bismo zajedno procijenili potencijal vašeg projekta i mogućnosti financiranja.
PROVJERITE POTENCIJAL SVOJEG PROJEKTA